Nous écrire

Quels sont les critères de choix d’un logiciel de gestion de syndic de copropriété ?

La complexité de l’administration d’une copropriété s’accroit avec le nombre d’immeubles et d’appartements. Avec la multitude de choses (locataires, charges, comptabilité, etc.) à gérer, on se retrouve rapidement à l’échelle de gestion d’une entreprise. Il devient donc nécessaire de penser à l’automatisation de tout ce système. Cela passe par l’utilisation de logiciels dédiés à cet effet. Quels sont alors les critères à prendre en compte dans le choix d’un tel outil?? Découvrez-les dans cet article.

La confiance et les fonctionnalités

En tant que responsable syndic de copropriété, si vous devez choisir un logiciel pour la gestion de votre copropriété, il faudra faire attention à la viabilité de l’éditeur du logiciel. S’il n’est pas de confiance, ce n’est pas la peine de s’engager avec lui. Pour cela, il faut qu’il soit présent sur le marché depuis un certain nombre d’années et qu’il ait fait ses preuves dans le domaine. Vous ne devez pas faire confiance à un nouveau venu sur le marché.

Opter pour un logiciel de gestion de syndic de copropriété, c’est aussi tenir compte des fonctionnalités qu’il offre. Si vous choisissez d’automatiser la gestion de votre copropriété, c’est pour ne plus tenir vos comptes manuellement ou avec un autre outil informatique. Il faut donc que toutes les actions que vous meniez soient incluses, en plus de nouvelles offres. Vous pouvez toujours demander une démonstration au fournisseur pour vous en assurer.

Le service client

Un logiciel de gestion de copropriété performant sans un bon service clientèle n’est pas adéquat. La prise en main d’un pareil outil n’est pas systématique. Ainsi, le meilleur logiciel de gestion de copropriété est celui qui met à disposition un service client efficace en cas de difficultés dans l’utilisation. Pour vous assurer qu’il y a une équipe dédiée à cet effet, renseignez-vous sur les ressources humaines de la société.

La qualité d’un outil dédié aux syndics de copropriété passe aussi par sa facilité d’utilisation par le client. Évitez donc les logiciels avec trop de paramétrages dans lesquels vous pouvez vous perdre. Préférez plutôt un outil intuitif et appropriable en une seule formation. Celui-ci doit offrir aussi des possibilités de personnalisation de vos rapports, données, graphiques et autres.

En plus de vous garantir tout cela, l’éditeur que vous aurez choisi doit vous proposer un accompagnement au besoin, à travers un service client dynamique, disponible et réactif.

Les mises à jour

Une fois que vous avez l’assurance de la confiance en l’éditeur et de l’efficacité de son service client, il faudra aussi vous rassurer de la régularité de la mise à jour du produit. Surtout lorsqu’il s’agit d’une solution exécutable sur ordinateur, vous êtes obligé de télécharger régulièrement les mises à jour et de les installer. Déjà, il faut s’assurer de la compatibilité de votre système d’exploitation avec cette solution exécutable.

Pour remédier à toutes ces incertitudes, il est préférable d’opter pour des logiciels de gestion de copropriété full web. Ce sont des applications accessibles en ligne à partir d’un navigateur internet quelconque. Avec elles, vous n’avez plus d’exécutable à installer sur votre ordinateur.  

Ce sont des solutions qui vous permettent un accès permanent à vos données, quelle que soit votre situation géographique. De plus, vous n’avez pas forcément besoin d’utiliser le même support pour y avoir accès. Pour finir, les mises à jour des fonctionnalités se font automatiquement dans le cas des solutions full web.

En optant pour ces formes d’applications à la place des logiciels à installer sur un support, vous garantissez une meilleure gestion de votre copropriété.

Récupération des données

C’est un critère important dans le choix d’un outil de gestion de copropriété. Il ne serait pas intéressant qu’en cas de perte de vos données, vous soyez obligé de les réintroduire comme dans le cas d’une première utilisation. Cela dit, l’éditeur doit être capable de vous garantir la récupération de vos données, surtout lorsque vous voulez procéder à un changement de logiciel.

L’avantage avec les options full web, c’est qu’elles vous garantissent la récupération de vos données à tout moment, car dans leur contexte, tout est enregistré sur un serveur en ligne et non sur un support matériel avec tous ses aléas. Néanmoins, il va falloir s’assurer de la sécurité du serveur mise à votre disposition par la société et donc de vos données.

L’autre avantage des solutions full web, c’est que chaque copropriétaire à travers votre intranet peut avoir accès aux données.

Les autres options à vérifier

Au-delà des fonctionnalités de base qu’un tel outil de gestion est supposé offrir, certains éditeurs proposent d’autres options intéressantes pour le syndic, notamment le diagnostic, la répartition des charges et les assurances des immeubles. D’autres offrent comme options : la gestion des assemblées générales et des copropriétaires. Ainsi, la présence, les convocations et les encaissements se gèrent automatiquement.

Vous pouvez retrouver aussi avec certains éditeurs des fonctionnalités pour gérer les travaux au niveau des immeubles. Cela prend en compte les travaux, le budget, les fournisseurs, les réparations à effectuer et celles accomplies. La gestion de la comptabilité de la copropriété pour l’accès facile aux banques et autres services financiers peut aussi vous être proposée comme fonctionnalité.

En définitive, un bon logiciel dédié aux syndics de copropriété est celui qui vous offre de meilleures fonctionnalités, la possibilité de récupérer vos données, des mises à jour au quotidien et bien d’autres avantages.

E-Magazine dédié à l'environnement et la nature
Vous avez une idée d'article à nous proposer sur le thème de l'environnement ? N'hésitez pas à nous écrire afin de nous communiquer vos suggestions. Nous serions ravis d'entamer une collaboration avec vous! Blog Ecologie, Blog Environnement, Blog Nature, Blog dédié au bien-être, Blog dédié aux activités - Blog des terriens.
Réalisation : Pep's Multimedia
Moustoir Remungol
Notre blog va vous aider à améliorer votre vie en suivant différentes axes : l’habitat, la santé, le bien-être, … Vous trouverez des conseils qui vous aideront à garder la forme mais également à entretenir votre intérieur. Récemment, par exemple, nous avons publié un article dédié aux robots nettoyeurs qui vous aideront à garder vos vitres en parfait état.